Preaprobaciones
Utilice las preaprobaciones para solicitar fondos únicos para compras poco frecuentes u ocasionales, como vuelos, hoteles o software. Las preaprobaciones funcionan como presupuestos independientes y no reemplazan los presupuestos tradicionales (total, diario, semanal o mensual). En cambio, agregan un presupuesto adicional a una tarjeta cuando surge una necesidad puntual.
Crear una preaprobación
Utilice la página de preaprobaciones para crear una solicitud de compra y hacer seguimiento de su estado.
Cualquier miembro de una cuenta puede crear una solicitud de compra desde la sección Preaprobaciones bajo la pestaña Personal seleccionando + Solicitar.
Filtrar preaprobaciones por estado
Utilice filtros para encontrar rápidamente solicitudes por su estado actual.
Filtre la lista de preaprobaciones en el lado derecho por Pendiente, Aprobado o Denegado.
Completar los detalles de la solicitud
Ingrese la información requerida y aplique cualquier restricción o campo contable.
Complete la solicitud de preaprobación ingresando el monto, la descripción y la fecha. Agregue cualquier restricción de comerciante, información de campo personalizado o ubicación, y categorías de gastos relacionadas con su solicitud.
Detalles de la solicitud de preaprobación
Los campos a continuación determinan la tarjeta, el contexto de compra, el monto, el tiempo y dónde se puede usar la tarjeta.
Selección de tarjeta
Elija la tarjeta que recibirá el presupuesto aprobado.
Seleccione una tarjeta virtual nueva o una tarjeta que actualmente esté asignada a usted.
Descripción de la compra
Describa lo que planea comprar para que los revisores puedan validar la solicitud.
Ingrese una descripción de la compra.
Monto solicitado
Especifique cuánto financiamiento se necesita para la solicitud.
Ingrese el monto de la compra. Puede seleccionar un monto fijo o un monto recurrente.
Comentarios adicionales
Agregue contexto que ayude a los revisores a aprobar la solicitud.
Escriba comentarios adicionales.
Archivos adjuntos
Agregue documentación para respaldar su solicitud.
Adjunte facturas, órdenes de compra u otros documentos de respaldo a la solicitud.
Fechas de financiamiento
Establezca el período en que los fondos deben estar disponibles.
Establezca una fecha de inicio y una fecha de finalización.
Restricciones de comerciante
Limite dónde se pueden usar los fondos para reducir gastos no autorizados.
Agregue restricciones de comerciante para limitar dónde se pueden usar los fondos.
Una vez enviada, la solicitud puede ser revisada o aprobada por cualquier administrador, contador o revisor con privilegios de gasto dentro de su departamento.
Crear una preaprobación como administrador
Si la tarjeta no está asignada a usted, comience desde la tarjeta para crear una solicitud de compra.
Si crea una solicitud de compra para una tarjeta específica como administrador, es posible que no vea esa tarjeta como opción en la página de solicitud de compra cuando no esté asignada a usted.
- Vaya a la página Tarjetas.
- Seleccione la tarjeta para la que desea crear una solicitud de compra.
-
Bajo la tarjeta, seleccione Más, luego seleccione Solicitar fondos.
Lista de preaprobaciones
Utilice la página de preaprobaciones para ver todas las solicitudes en un solo lugar.
Todas las preaprobaciones se pueden encontrar en la lista en la página de Preaprobaciones.
Como administrador, puede aprobar o denegar preaprobaciones y ver una lista de las preaprobaciones actuales en las tarjetas.
Ver preaprobaciones en tarjetas
Abra una tarjeta para ver qué presupuestos han sido aprobados y aplicados.
Para ver una preaprobación en una tarjeta, vaya a la página Tarjetas y seleccione la tarjeta.
En la página de la tarjeta, cualquier asignación que haya sido preaprobada tiene una casilla de verificación en la asignación. También se incluye en la sección Restricciones de gasto > Presupuestos aprobados.
Aprobar preaprobaciones automáticamente
Cree reglas para aprobar automáticamente solicitudes elegibles y reducir la revisión manual.
Ahorre tiempo y reduzca el potencial de gastos no autorizados creando reglas para aprobar automáticamente solicitudes de compra. Los administradores, contadores y revisores pueden seleccionar Política de gastos para ver la sección Preaprobaciones.
Los administradores pueden seleccionar Agregar regla para establecer condiciones para la aprobación automática.
Condiciones de la regla
Use una o más condiciones para definir qué solicitudes se aprueban automáticamente.
- Por debajo del monto: Establezca un umbral de cantidad en dólares para la solicitud (por ejemplo, menos de $100).
- Con gastos para: Agregue restricciones de comerciante para la solicitud.
- Con una categoría de: Seleccione una categoría de su lista (por ejemplo, códigos GL).
- Con un campo personalizado de: Apruebe automáticamente solicitudes asociadas con un campo personalizado específico.
- Con una ubicación de: Apruebe automáticamente solicitudes asociadas con una ubicación específica.
Solo se requiere una condición para crear una regla de preaprobación. Cree tantas reglas como necesite para su negocio.
Una vez que una preaprobación es aprobada, los fondos están disponibles de inmediato.