Los pre-aprobados son excelentes para los empleados que realizan compras ocasionales o poco frecuentes. Esto puede incluir gastos como vuelos, hoteles o software. Los pre-aprobados se tratan como presupuestos independientes y no coinciden con un presupuesto tradicional (total, diario, semanal o mensual). Más bien, son presupuestos adicionales que se pueden agregar a las tarjetas cuando surge una situación única.

Crear un pre-aprobado

Cualquier miembro de una cuenta puede crear una solicitud de compra haciendo clic en la sección Pre-Aprobados en la pestaña Personal y + Solicitud.

Filtra los Pre-Aprobados en el lado derecho por Pendiente, Aprobado o Denegado.

Completa la solicitud de pre aprobación introduciendo los detalles de la cantidad, la descripción y la fecha. Agrega cualquier restricción comercial, campo personalizado o información de ubicación y cualquier categoría de gastos relacionada con su solicitud.

Detalles

• ¿Qué tarjeta estás usando?
• Puedes seleccionar una nueva tarjeta virtual o una tarjeta que tengas asignada actualmente.
• ¿Qué te gustaría comprar?
• Introduce una descripción de la compra.
• ¿Cuánto necesitas?
• Ingresa el monto de la compra. Puedes seleccionar una cantidad fija o una cantidad recurrente.
• ¿Algún detalle adicional?
• Añade comentarios adicionales.
• ¿Tienes una factura u orden de compra?
• Adjunta facturas, órdenes de compra o cualquier otro documento de respaldo a la solicitud.
• ¿Cuándo deberían estar disponibles los fondos?
• Establece una fecha de inicio y una de finalización.
• ¿Dónde se utilizará esta tarjeta?
• Añade restricciones comerciales para limitar dónde se pueden usar los fondos.

Una vez enviada, la solicitud puede ser revisada o aprobada por cualquier administrador, contable o revisor con permisos de gasto dentro de su departamento.

Creación de pre-aprobados como Administrador

Si deseas crear una solicitud de compra para una tarjeta específica como administrador, porque es posible que la tarjeta no se le haya asignado, no podrás ver la tarjeta como una opción en la Página Solicitud de Compra.

Para crear una compra para una tarjeta específica:

1) Ve a la página Tarjetas

2) Haz clic en la tarjeta para la que deseas crear una solicitud de compra

3) Debajo de la tarjeta, haz clic en "Más" y "Solicitar fondos"

Lista de Pre-Aprobados

Todas los pre-aprobados se pueden encontrar en la lista de la página de pre-aprobados.

Como administrador, puedes aprobar o denegar pre-aprobados y ver una lista de los actuales en las tarjetas.

Ver pre-aprobados de las tarjetas

Para ver un pre-aprobado en una tarjeta, vé a la página Tarjetas y haz clic en la tarjeta.

En la página de la tarjeta, cualquier presupuesto que haya sido aprobado previamente tendrá una casilla de verificación en la asignación. También se incluirá en la sección Restricciones de gastos > Presupuestos aprobados de la página.

Aprobar automáticamente Pre-Aprobados

Ahorra tiempo y reduce el potencial de gastos no autorizados mediante la creación de reglas para aprobar automáticamente las solicitudes de compra. Los administradores, contables y revisores pueden hacer clic en Política de Gastos para ver la sección Pre-Aprobados.

Los administradores pueden hacer clic en Agregar Regla para construir ciertas condiciones para aprobar automáticamente un pre-aprobado.

Elige entre las siguientes opciones al crear una regla:

• por debajo de la cantidad: monto en dólares de la solicitud, es decir, más de $100
• con gastos de: añade cualquier restricción comercial para la solicitud
• con una categoría de: seleccione una categoría de su lista (e.j. códigos GL)
• con un campo personalizado de: solo aprueba automáticamente las solicitudes asociadas con un campo personalizado específico
• con una ubicación de: solo aprueba automáticamente las solicitudes asociadas con una determinada ubicación

Sólo se requiere una de estas opciones para crear una regla de pre-aprobado. Crea tantas reglas como sea necesario para tu empresa.

Una vez que se aprueba un pre-aprobado, los fondos están disponibles de inmediato. Los saldos se restablecen al monto estándar al final de la semana/mes.