El equipo de Emburse Cards está emocionado de que empieces con nosotros. Esta guía de inicio rápido cubre los conceptos básicos desde el punto de vista de un administrador o propietario. Los no administradores o los no propietarios solo ven sus propias tarjetas y transacciones, no todas las tarjetas y transacciones.

Tarjetas

Administre tarjetas para todos los miembros desde la sección Tarjetas de su cuenta.

Una tarjeta con una línea negra es una tarjeta física y una tarjeta con píxeles grandes es una tarjeta virtual. 

Los administradores controlan todos los aspectos de esta sección de la cuenta, incluida la asignación de tarjetas, la edición de la configuración de la tarjeta (restricciones) y la suspensión o cancelación de tarjetas. Busca por descripción de la tarjeta o los últimos 4 dígitos y filtra por cualquier estado, categoría, ubicación o campos personalizados.

Los fondos están vinculados a su cuenta, no a cada tarjeta individual. La asignación de una tarjeta individual puede exceder el saldo de su cuenta. Si el saldo de la tarjeta es $0, la tarjeta será rechazada.

Tarjeta Individual (Contabilidad)

Haz clic en una tarjeta para buscar información de facturación, presupuesto y categorizaciones contables. La tarjeta virtual de abajo tiene una descripción de Tarjeta de Conferencia. Las tarjetas no requieren el nombre de una persona. La descripción de una tarjeta puede ser cualquier cosa, desde un equipo, un evento o cualquier partida presupuestaria.

Asignada a: Titular designado de una tarjeta. No se requiere un titular específico de una tarjeta para gastos compartidos (comidas del equipo, suscripciones, etc).

Dirección de Envío: Dirección de la sede de la empresa. 

Categoría de gastos: Categoriza previamente las tarjetas para reducir la reconciliación. Codifica todas las transacciones en la tarjeta con un código de gastos que coincida con tu catálogo de cuentas. Útil para tarjetas con un propósito limitado e.j: transporte, comidas, etc. Cambio de códigos por transacción.

Campos personalizados: Personaliza tus tarjetas, transacciones y miembros con otras etiquetas (por ejemplo, departamento, código de empresa).

Restricciones de gastos con tarjeta y política de gastos

Restringe cualquier tarjeta por monto en dólares con límite diario o de transacción, establece una fecha de finalización y selecciona establecimientos donde se puede usar la tarjeta. Actualiza cualquier restricción en tiempo real.

Monto

Hay cuatro modos de restricciones de cantidad: Presupuesto, Diario, Semanal y Mensual.

Un presupuesto es como una tarjeta de regalo prepago. Si se selecciona "Para un solo uso", significa que la tarjeta se cancela inmediatamente después de que se usa por primera vez y es útil para compras únicas (vuelos y conferencias).

Fecha de finalización

Establece una fecha de finalización para restringir la última fecha en que se puede usar la tarjeta. Ten en cuenta que esta no es una fecha de vencimiento. Una vez que pasa una fecha de finalización, la tarjeta se suspende automáticamente y se puede reactivar más tarde, lo que es útil para los controles presupuestarios. 

Restricciones de Establecimientos

Restringe el gasto para ciertas categorías de establecimientos.

Política de Gastos

Haz cumplir automáticamente las políticas de gastos en las tarjetas. Solicita recibos de cualquier gasto por encima de un monto específico en dólares y requiere categorías para gastos con tarjetas vinculadas a un departamento o ubicación específicos.

Transacciones

Filtra las transacciones por fecha, monto, tarjeta, miembro, categoría, ubicación y cualquier campo personalizado. Esto es útil para determinar cuánto gastan los empleados y hacer cumplir los controles presupuestarios. Por ejemplo, puedes ver cuánto gastó un empleado en transporte relacionado con un proyecto específico en los últimos 30 días.

Haz clic en una transacción para ver todos sus detalles. Agrega notas para realizar un seguimiento de la información importante y adjunta o descarga un recibo relacionado con la transacción. 

Utiliza los controles de Política de gastos para ubicar transacciones a las que les faltan recibos o requieren revisión u otros elementos de acción relacionados con las tareas. El ícono de marca de verificación indica si una transacción tiene un recibo cargado y el ícono X indica que la transacción está en disputa.

Contabilidad: Exportar Transacciones

Sincroniza automáticamente los gastos en QuickBooks Online, Xero, Intacct o NetSuite usando la extensión de Chrome. Ahorra tiempo al no necesitar descargar y subir estados de cuenta bancarios manualmente. La extensión también hace coincidencias inteligentes en categorías y otros campos contables de Emburse Cards.

Exporta todos los datos de las transacciones, incluidas las categorías de gastos y los campos personalizados, en formato CSV u OFX para añadir transacciones a cualquier otra plataforma de contabilidad. Mira o descarga un estado de cuenta en PDF con un saldo inicial y final también.

Cuentas Bancarias

Conecta una o más cuentas bancarias para depositar fondos en su cuenta de Emburse Cards. Una vez conectada, sirve como una cuenta bancaria secundaria con todos los fondos retenidos en una cuenta asegurada por la FDIC a su nombre. 

Puedes ver las transferencias anteriores y programar una nueva transferencia desde cualquier cuenta bancaria conectada. Todas las tarjetas extraerán fondos del saldo de su cuenta. El saldo del libro mayor incluye las transacciones pendientes, mientras que el saldo disponible solo incluye las transacciones que se han registrado.

Establece un saldo mínimo de alrededor de un 25 % más que su gasto semanal anticipado. Si su saldo es bajo, Emburse Cards extraerá automáticamente de su cuenta bancaria conectada predeterminada para reponer sus fondos y alcanzar el saldo mínimo. Esto se puede hacer una vez a la semana o todos los días.

Todas las transferencias ACH suelen tardar 3 días hábiles completos. Si necesitas retirar fondos, cancelar una transferencia programada o acelerar una transferencia, envía un correo electrónico a support@emburse.com para obtener ayuda.

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