El equipo de Emburse Cards está emocionado de que comiences. Esta guía de inicio rápido cubre lo básico desde el punto de vista de un administrador o propietario. Los usuarios que no son administradores ni propietarios solo ven sus propias tarjetas y transacciones, no todas las tarjetas y transacciones.
Tarjetas
Administra las tarjetas de todos los miembros desde la sección Tarjetas de tu cuenta.
Una tarjeta con una franja negra es una tarjeta física.
Una tarjeta con píxeles grandes es una tarjeta virtual.
Los administradores controlan todos los aspectos desde esta sección de la cuenta, incluyendo la creación de una tarjeta, la edición de la configuración de la tarjeta (restricciones) y la suspensión o cancelación de tarjetas. Busca por descripción de la tarjeta o últimos 4 dígitos, y filtra por cualquier estado, categoría, ubicación o campos personalizados. Los fondos están vinculados a tu cuenta, no a cada tarjeta individual. La asignación de una tarjeta individual puede exceder el saldo de tu cuenta. Si el saldo de la tarjeta es $0, la tarjeta será rechazada.
Tarjeta Individual (Contabilidad)
Haz clic en una tarjeta para encontrar información de facturación, presupuesto y categorizaciones contables. La tarjeta virtual a continuación tiene una descripción de Tarjeta de Conferencia. Las tarjetas virtuales no requieren el nombre de una persona. La descripción de una tarjeta virtual puede ser cualquier cosa, desde un equipo, evento o cualquier partida presupuestaria. Las tarjetas físicas tendrán el nombre y apellido del usuario asignado en relieve en la tarjeta.
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Asignado a | Propietario de una tarjeta. No se requiere un propietario específico para gastos compartidos (comidas de equipo, suscripciones, etc.). |
Dirección de facturación |
Dirección de la sede de la empresa. |
Categoría de gasto |
Pre-categoriza las tarjetas para reducir la conciliación. Codifica todas las transacciones en la tarjeta con un código de gasto que coincida con tu plan de cuentas. Útil para tarjetas con un propósito específico – por ejemplo, transporte, comidas, etc. Cambia los códigos en base a cada transacción. |
Campos personalizados |
Personaliza tus tarjetas, transacciones y miembros con otras etiquetas (por ejemplo, departamento, código de empresa). |
Restricciones de gasto de la tarjeta y política de gastos
Restringe cualquier tarjeta por monto en dólares con límite diario o por transacción, establece una fecha de finalización y selecciona los comercios donde la tarjeta puede ser usada. Actualiza cualquier restricción en tiempo real.
Monto
Hay cuatro modos de restricciones de monto: Presupuesto, Diario, Semanal y Mensual.
Un presupuesto es como una tarjeta de regalo prepaga. Si se selecciona "Para uso único", significa que la tarjeta se cancela inmediatamente después de su primer uso y es útil para compras únicas (vuelos y conferencias).
Fecha de finalización
Establece una fecha de finalización para la tarjeta para restringir la última fecha en que la tarjeta puede ser usada. Ten en cuenta que esto no es una fecha de expiración. Una vez que pasa la fecha de finalización, la tarjeta se suspende automáticamente y puede ser reactivada más tarde, lo cual es útil para controles presupuestarios.
Restricciones de comerciantes
Restringe el gasto a categorías de comerciantes seleccionadas.
Política de gastos
Aplica automáticamente las políticas de gastos en las tarjetas. Requiere recibos para cualquier gasto que supere un monto específico y requiere categorías para gastos con tarjetas vinculadas a un departamento o ubicación específica.
Transacciones
Filtra las transacciones por fecha, monto, tarjeta, miembro, categoría, ubicación y cualquier campo personalizado. Esto es útil para determinar en qué están gastando los empleados y hacer cumplir los controles presupuestarios. Por ejemplo, puedes ver cuánto gastó un empleado en transporte relacionado con un proyecto específico en los últimos 30 días.
Haz clic en una transacción para ver todos sus detalles. Agrega notas para llevar un seguimiento de información importante y sube o descarga un recibo relacionado con la transacción.
Usa los controles de Política de Gastos para localizar transacciones que no tienen recibos o que requieren revisión u otras acciones relacionadas con tareas. El ícono de marca de verificación indica si una transacción tiene un recibo subido y el ícono de X indica que la transacción está siendo disputada.
Contabilidad: Exportar transacciones
Sincroniza automáticamente los gastos con QuickBooks Online, Xero, Intacct o NetSuite usando la Extensión de Chrome. Ahorra tiempo porque no necesitas descargar y subir manualmente los estados bancarios. La Extensión también realiza una coincidencia inteligente en categorías y otros campos contables de Emburse Cards.
Exporta todos los datos de transacciones, incluyendo categorías de gastos y campos personalizados, en formato CSV o OFX para agregar transacciones a cualquier otra plataforma contable. También puedes ver o descargar un estado de cuenta PDF con saldo inicial y final.
Cuentas bancarias
Conecta una o más cuentas bancarias para financiar tu cuenta de Emburse Cards. Una vez conectada, funciona como una cuenta bancaria secundaria con todos los fondos mantenidos en una cuenta asegurada por FDIC.
Consulta transferencias pasadas y programa una nueva transferencia desde cualquier cuenta bancaria conectada. Cualquier tarjeta extraerá fondos del saldo en tu cuenta. El saldo del libro mayor incluye transacciones pendientes, mientras que el saldo disponible solo incluye transacciones que se han registrado.
Establece un saldo mínimo alrededor de un 25% más alto que tu gasto semanal anticipado. Si tu saldo es bajo, Emburse Cards automáticamente retirará fondos de tu cuenta bancaria conectada predeterminada para reponer tus fondos y cumplir con el saldo mínimo . Esto se puede hacer una vez a la semana o todos los días.
Todas las transferencias ACH típicamente tardan 3 días hábiles completos.
¿Preguntas?
Por favor, consulta nuestros otros artículos de soporte o contacta a https://help.cards.emburse.com/hc/en-us/requests/new.